Todos participamos en reuniones diarias, y para muchos de nosotros estas ocupan hasta el 80% de nuestra jornada diaria de trabajo, pero ¿todas las reuniones son productivas?, ¿debo asistir a todas las reuniones que soy convocado?
Las situaciones más comunes para convocar a una reunión son:
• Asuntos complejos de tratar por escrito;
• La interacción de varios departamentos de la empresa o interdisciplinario:
• Personas no conocen del tema lo suficiente y se estima que tendrán dudas o cuestionamientos;
• Cuando cualquier otra forma de comunicación a fracasado; y
• Cuando se requiere el “feedback” de los participantes.
El convocar reuniones solo por costumbre sin planeación y orden provocan malestar, sin embargo esto cambia si consideramos, ¿quiénes deben ser convocados a la reunión?, lugar, hora de inicio y termino roles de moderador y participantes.
¿Quién debe ser convocado a una reunión?
Es importante convocar a personas que son relevantes para la reunión, eso implica que es deber del organizador comunicar con antelación a cada participante, informar el orden del día y muy importe que se espera de el en la reunión, así el participante tendrá oportunidad de prepararse para que su aporte en la reunión sea eficaz.
Cuando consideramos que la participación de personas de otras áreas es necesaria, sin lugar a duda debemos comunicar a sus superiores ya que ellos normalmente aprueban la inversión del tiempo de sus colaboradores, es importante agradecer el gesto informándole las conclusiones de la reunión.
Convocando a las personas necesarias se ahorra tiempo, dinero y genera la satisfacción de participar en reuniones productivas.
Características del lugar para reuniones
Es importante que los lugares sean habilitados para ese propósito, algunas características son:
• Espacio privado, no un área común con distracciones de personas o ruidos que dificulte la concentración,
• Que cuente con conexión a Internet;
• Teléfono con speaker;
• Proyector con pantalla;
• Pizarrón para tomar notas;
• Mesas y sillas cómodas;
• Contar con agua, cafetería, entre otras; y
• Es importante que el lugar este ventilado e iluminado.
Como norma, sugerimos incluir entre otras; solicitar que los asistentes NO hagan uso de gadgets o teléfonos de justificado por la reunión, es importante que estas normas se den a conocer al principio de la reunión y mejor aún en la invitación.
Horarios, duración y conciliación
No considerando las reuniones que ya están calendarizadas en forma periódica, debemos considerar que no es adecuado realizar las reuniones a cualquier hora y día, la hora más adecuada es «la que se adecua más al participante», de ser un grupo pequeño se puede solicitar su opinión, si el grupo es más grande conviene proponer un par de fechas y horario, y de acuerdo con su aceptación realizar la convocatoria. Por otro lado, existen personas que por su agenda son problemáticas para fijar reuniones, en este caso debemos valorar su participación.
En cuanto a la duración de la reunión solo se debe dedicar el tiempo necesario, y debemos considerar los siguientes puntos:
• La duración debe ser fijada previamente, y no debemos rebasar este margen;
• Contar con un programa para la reunión con los temas a tratar y quien participará;
• Establecer el tiempo de intervención por participante;
• Considerar margen por si alguna parte se alarga un poco más; y
• Ser puntuales en la hora de inicio y de finalización.
Para las reuniones de planificación a anual con duración de varias horas, con distintos departamentos, se sugiere contemplar los puntos siguientes:
• Incluir los puntos arriba mencionados;
• Programar descanso; y
• Horarios de comida.
Es común que las empresas adopten «reuniones express» se recomienda lo siguiente:
• Deben ser periódicas lo mejor es diario y programadas en ciclos; y
• Iniciar a primera hora, de pie, con duración de 5 a 20 minutos.
Papeles y Roles
Organizador y moderador.
En las organizaciones normalmente es la misma persona quien desempeña ambos roles, sin embargo, cuando quien modera la reunión es el superior jerárquico, el proceso de la reunión puede verse perjudicado, toda vez que los participantes no muestran libertad para expresarse.
Para que la reunión tenga éxito, él moderador debe demostrar hacia los participantes, las siguientes habilidades:
• Liderazgo, conseguir que los participantes hagan lo que deben hacer sin necesidad de imponerse;
• Ser organizado y empático, comunicarse, respetar la agenda y sobre todo capacidad de síntesis; y
• Flexible y firme cuando debe serlo, así como demostrar seguridad.
Responsable de las siguientes funciones:
Actividades previas a la Reunión.
• Definir, quienes son convocados a la reunión;
• Definición de lugar y fecha;
• Definición de objetivos y temas a tratar;
• Compartir convocatoria a participantes con antelación incluir agenda y papel del participante durante la reunión; y
• Confirmación de asistencia y asegurar que el participante qué debe llevar preparado a la reunión.
Actividades Durante la reunión
• Se proactivo;
• Brindar información suficiente a los participantes;
• Exhortar y facilitar que todos expresen en orden y respeto sus puntos de vista;
• Asegurar que se realice el intercambio de ideas en armonía y se concreten en conclusiones;
• Dar seguimiento a la agenda, y vigilar su cumplimiento;
• Realizar siempre críticas constructivas y motivar a que los participantes se conduzcan de esta forma;
• Opinar solo cuando se le pregunte;
• Cuestionar a los asistentes para que colaboren activamente y se mantengan enfocados;
• Procurar un ambiente optimo en la reunión, así como fomentar relaciones colaboradoras sin enfrentamientos; y
• De existir conflictos más allá del debate, debe mediar y calmar los ánimos;
Actividades al finalizar la reunión
• Compartir conclusiones y/o decisiones a las que se ha llegado, importante asegurar el consenso;
• Plantear las acciones a seguir; y
• Compartir el acta de reunión a todos los involucrados y a partes involucradas.
El papel de los asistentes
El papel del asistente es también primordial para el éxito de la reunión, si al recibir una invitación a una reunión a la que consideramos que nuestra aportación es intrascendente, y por tanto una pérdida de nuestro tiempo, podemos responder algo como esto: «¿Te parece que te comparta la información en vez de acudir a la reunión?», «Estará mi compañero, si estás de acuerdo el me compartirá la información después de la reunión», así también si recibimos una invitación sin información, a fin de valorar nuestra presencia en la reunión, podemos responder: «¿Cuál es el objetivo de la reunión?», «Debo preparar algo previo para asistir a la reunión».
Aunque es riesgoso hacer esto en una organización cuando no está acostumbrada a conducirse en forma planificada debemos de ser prudentes, existen jefes que tienen la costumbre de reunirse solo por reunirse y consideran que el número de reuniones que participan y convocan los hace ver más importantes.
Funciones del participante:
Antes de la reunión
• Confirma tu participación de inmediato;
• Prepara y comparte la información en tiempo y forma; y
• De ser posible elaborar u resumen con puntos relevantes que deben conocer el resto de los participantes.
Durante la reunión
• Asiste puntualmente;
• Participar activamente, aportando información, ideas y opiniones según corresponda;
• Respetar los turnos, tiempos y las opiniones de los compañeros;
• No generar discusiones con los asistentes;
• Evitar desviarse de los temas a tratar;
• Los temas personales se tratan fuera de la reunión y, si hay otros profesionales relacionados, se puede plantear otra reunión para tratarlo si es necesario; y
• Aportar en la parte final de la reunión las conclusiones o respuestas que consideremos.
Después de la reunión
• Cerrar las acciones acordadas en la reunión.
Conclusión
Recuerda: “valorar si la reunión es realmente necesaria, se puntual, practica escucha activa, ajústate al tiempo y agenda, haz el trabajo previo, participar activamente, condúcete con respeto, aporta conclusiones y acuerdos”.
¡Está en ti lograr que el tiempo empleado en las reuniones sea una «inversión» y no un «gasto»!