Por María del Carmen Diego
El contar con los expedientes personales de los trabajadores es de suma importancia, debido a que, como patrones tenemos que cumplir con las disposiciones legales (Ley federal del trabajo artículos 25, 784 y 804) y fiscales (Código fiscal de la Federación artículos 28, 30 segundo párrafo y 67) que regulan la relación de trabajo, es decir, la relación obrero-patronal, por lo que se recomienda contar con un expediente individual de cada trabajador.
El expediente individual del trabajador es el conjunto de documentos que contienen información de estos, desde documentos personales que son solicitados al momento de ingresar a la empresa, hasta toda la documentación que se va generando durante la trayectoria del trabajador dentro de la misma que se deriva de la relación laboral y que requiere ser registrada. En la actualidad algunas empresas están optando por tener sus expedientes de forma física y electrónica, siendo esta última una mejor alternativa para contribuir con el medio ambiente evitando el uso de impresiones en papel.
El expediente individual del trabajador es de suma importancia ya que es una herramienta para la empresa que genera certeza, confiabilidad y con la que se puede comprobar la historia del trabajador dentro de la empresa.
La documentación que contiene un expediente puede variar de acuerdo con las necesidades de cada empresa, pero hay documentación que nos ayuda a cumplir con lo que estable el artículo 25 de la LFT como son: Acta de Nacimiento, Clave Única de Registro de Población, Registro Federal de Contribuyentes, Identificación con fotografía (Credencial de elector) y un comprobante de domicilio documentos que son base para la elaboración del contrato individual de trabajo que también forma parte del expediente.
Los expedientes personales deben ser actualizados con toda la información que el trabajador genere durante el tiempo que dure la relación laboral como, por ejemplo:
• Recibos nómina;
• Certificados de incapacidades médicas;
• Modificaciones y cambios en el salario;
• Modificaciones y/o actualizaciones al contrato individual del trabajo;
• Actas administrativas (en su caso);
• Constancias de cursos de capacitación;
• Actualización de comprobantes de estudio.
• Avisos presentados a la junta de conciliación y arbitraje
• Finiquitos (en su caso)
• Carta de renuncia o despido (en su caso)
• Certificado de defunción (en su caso)
El contar con los expedientes individuales de los trabajadores tiene beneficios como: Evitar sanciones por parte de autoridades (Secretaría del Trabajo y Previsión Social, Instituto Mexicano del Seguro Social, INFONAVIT, etc.); un mejor control administrativo, se tienen prueba en caso de demandas laborales, entre otros.
Espero que esta información sirva de apoyo para tu empresa y recuerda que en MYSOURCING podemos ayudarte a la administración de tu Personal.